Expediente laboral: claves para su conservación y reconstrucción

En la más reciente emisión del segmento Derecho Laboral de la revista informativa Como lo Oyes, de Radio Sancti Spíritus, el profesor Osmany Faustino Rodríguez Hernández abordó un tema de vital importancia para los trabajadores cubanos: la confección, actualización y reconstrucción del expediente laboral.

Marco legal y plazos establecidos

De acuerdo con lo que establece el artículo 17 del Decreto 326, reglamento del Código del Trabajo, toda entidad está obligada a confeccionar y actualizar el expediente laboral de cada trabajador en un plazo no mayor de 15 días, siempre que la relación de trabajo se extienda por un período superior a seis meses. Si el contrato es inferior a ese tiempo, no es obligatoria su apertura, aunque sí recomendable.

El artículo 18 detalla la documentación mínima que debe integrar el expediente: nombre y apellidos, número de identidad permanente, copias de los contratos de trabajo y sus suplementos, nombramientos o designaciones, certificaciones de inscripción profesional cuando corresponda, documentos de asignación para recién graduados, acreditaciones de calificación formal, documentos de la Seguridad Social, copias de medidas disciplinarias vigentes y un índice actualizado de todos los documentos. Este conjunto de papeles constituye la memoria laboral del trabajador y respalda sus derechos ante la administración y la seguridad social.

Reconstrucción ante extravío o deterioro

Uno de los puntos más delicados que analizó el profesor Rodríguez Hernández es la situación en que el expediente se extravía, se deteriora por humedad, incendio o cualquier otra causa. Ante ello, el propio Decreto 326 establece que el jefe de la entidad, o quien delegue, debe expedir las certificaciones referidas al tiempo de servicio y salarios devengados en un término de hasta 90 días a partir de la solicitud del trabajador o de otra entidad.

Sin embargo, en la práctica, esta reconstrucción se topa con serias dificultades. En muchos centros laborales, los archivos históricos han sido destruidos por el paso del tiempo o incinerados, lo que imposibilita la emisión de esos certificados. En tales casos, la Dirección de Seguridad Social —antiguo INAT— puede abrir un incidente y realizar un grupo de investigaciones con los documentos disponibles, aunque no siempre logra validar todo el tiempo de servicio del trabajador.

El papel activo del trabajador

El profesor Rodríguez Hernández  expuso como un punto clave: la responsabilidad no es solo de la administración, sino también del propio trabajador. La legislación faculta a cualquier empleado a revisar su expediente en cualquier momento, sin necesidad de justificación y pudiendo hacerlo solo o acompañado de un representante sindical.

Esta revisión periódica permite detectar a tiempo la ausencia de documentos, errores en los registros o lagunas en el historial laboral, y así gestionar su corrección antes de que sea demasiado tarde. Como advirtió el profesor, «hay que tratar de preservar el expediente y entregárselo al trabajador, porque luego, aunque esté en la norma, reconstruirlo es prácticamente imposible».

El espacio concluyó con un llamado a la prevención: no esperar a los 65 años, cuando se acerca la jubilación, para descubrir que faltan años de aportes que nunca fueron registrados. En materia de expedientes laborales, la anticipación sigue siendo la mejor aliada de los derechos de los trabajadores.